Katiba ya kampuni ni nyaraka muhimu inayosimamia jinsi kampuni inavyofanya kazi, ikitaja majukumu ya wanahisa, bodi ya wakurugenzi, na wengineo katika shirika. Ikiwa unajiandaa kuanzisha kampuni yako, ni muhimu kuwa na katiba ya kampuni inayozingatia sheria na inayoelekeza utendaji wa biashara yako. Katika makala hii, tutaelezea hatua kwa hatua jinsi ya kuandaa katiba ya kampuni, umuhimu wake, na vipengele vya msingi vinavyopaswa kujumuishwa.
Baada ya jina kuwa limethibitishwa, kwa maana ya kukubaliwa na Msajili wa Kampuni, hatua inayofuata ni kuwasilisha kwa Msajili waraka wa kampuni na katiba ya kampuni. Waraka wa kampuni au kwa lugha ya kigeni memorandum of association, ni waraka maalum uliosainiwa na wanachama wote ambao hueleza na kuchambua kile ambacho kampuni itakifanya. Shughuli zinazotarajiwa kufanywa na kampuni zinatakiwa kuelezwa vyema ndani ya waraka huu. Waraka huu lazima uwe na mhuri wa mwanasheria.
Katiba ya kampuni au kwa lugha ya kigeni, article of association kwa upande mwingine, nayo lazima iwe imesainiwa na wanachama wa kampuni husika. Katiba hii ndiyo inayoeleza uendesahaji mzima wa kampuni. Aidha, inaeleza haki na wajibu wa wanahisa, uongozi wa kampuni, mgao wa mapato, nguvu na mamlaka ya wakurugenzi, mikutano na utaratibu wake, umiliki na ugawaji wa hisa, uhamisho wa hisa na kadhalika. Hii nayo lazima iwe imesainiwa na mwanasheria.
Wanahisa na wanachama wa kampuni watasaini katika nyaraka hizi zote mbili. Nyaraka hizi huwekwa katika mfumo wa vitabu (PDF)na hutakiwa kuanzia vitabu vinne.
Memorandum pia ni lazima ieleze ni kiasi gani cha mtaji ambacho kampuni husika inakadiria kuanza nacho. Mtaji wa jumla wa kampuni, ni kiwango cha juu zaidi cha mtaji ambacho kampuni husika imeruhusiwa na katiba yake kukiuza kwa wanahisa. Kiwango cha juu cha kampuni husika kinaweza kuwa ni Tsh. 5 Million, 10 Million, 50 Million au hata 1 Billion. Kampuni haiwezi kuuza hisa juu ya mtaji wake wa jumla ambao umeandikwa kwenye katiba yake (Memorandum & Articles of Associations).
Kila kampuni inaruhusiwa kukadiria kiasi cha mtaji wa jumla ambao kampuni husika itaanza nao wakati inaanzishwa. Kampuni inaweza kuanza na mtaji wa jumla wa million 100, million 500, au hata Billion moja. Kiasi hicho cha mtaji ambacho kampuni itaanza nacho inatakiwa kiandikwe kwenye katiba ya kampuni (Memorandum & Articles of Associations).
Kampuni inaposema itaanza na Mtaji wa Jumla wa Billion Moja. Haimaniishi kwamba hizo fedha kwa wakati huo zipo kwenye akaunti ya kampuni. Ila ni makadirio tu ya wapi kampuni husika inalenga kukua kimtaji.
Jinsi ya Kuandaa Katiba ya Kampuni
1. Elewa Umuhimu wa Katiba ya Kampuni
Katiba ya kampuni ni mkataba wa ndani unaoeleza na kusimamia uhusiano kati ya wanahisa, wakurugenzi, na kampuni. Katiba inasaidia kupunguza migogoro kwa kuweka wazi taratibu na kanuni za utawala wa kampuni. Pia ni nyaraka muhimu inayoonesha miongozo ya kisheria kwa ajili ya uendeshaji wa kampuni.
2. Jua Sheria Zinazohusika
Kabala ya kuandika katiba ya kampuni, ni muhimu kuwa na uelewa mzuri wa sheria za biashara zinazohusika katika nchi yako. Kwa mfano, Tanzania, Sheria ya Kampuni ya 2002 inatoa miongozo kwa uundaji wa kampuni, ikiwemo miongozo kuhusu kuandaa katiba.
3. Misingi ya Kuandaa Katiba ya Kampuni
Katiba ya kampuni inapaswa kujumuisha vipengele mbalimbali, na kila kipengele kina umuhimu wake katika kuhakikisha utawala mzuri wa kampuni. Hapa ni baadhi ya vipengele muhimu vya katiba ya kampuni:
a. Jina la Kampuni
Katiba inapaswa kuanza kwa kutaja jina la kampuni na aina yake, kama vile kampuni ya hisa au ya dhamana finyu.
b. Malengo ya Kampuni
Katika sehemu hii, eleza malengo ya biashara ya kampuni yako. Hii ni muhimu kwa sababu itasaidia kufafanua ni aina gani ya shughuli kampuni yako itafanya.
c. Vigezo vya Wanahisa na Wakurugenzi
Katiba inapaswa kueleza jinsi wanahisa wanavyoweza kupata na kuuza hisa, pamoja na mchakato wa uchaguzi na uteuzi wa wakurugenzi. Pia, itoe maelezo kuhusu wajibu wa kila mmoja katika kampuni.
Soma Hii :Biashara Unazoweza kufanya Kwa mtaji wa 200000 (Laki Mbili) Zenye Faida Kubwa
d. Mamlaka ya Bodi ya Wakurugenzi
Bodi ya wakurugenzi ni sehemu muhimu ya utawala wa kampuni. Katiba inapaswa kufafanua mamlaka na majukumu ya bodi, pamoja na jinsi ya kukutana na kupiga kura kuhusu masuala muhimu.
e. Haki za Wanahisa
Katiba inapaswa kutoa mwongozo kuhusu haki za wanahisa katika kampuni, ikiwa ni pamoja na haki za kupiga kura katika mikutano ya wanahisa, kugawana faida, na kushiriki katika utawala wa kampuni.
f. Mikutano ya Kampuni
Katiba inapaswa kueleza ni vipi mikutano ya kampuni itakavyofanyika, ikiwa ni pamoja na mikutano ya wanahisa na mikutano ya bodi ya wakurugenzi. Pia, inapaswa kuainisha vigezo vya idadi ya watu wanaohitajika kuwa kwenye mkutano ili kuleta uhalali.
g. Gawio na Faida
Katiba inapaswa kutoa maelezo kuhusu jinsi faida za kampuni zitakavyogawanywa kati ya wanahisa, ikiwa ni pamoja na utaratibu wa kutoa gawio.
h. Utatuzi wa Migogoro
Hakikisha kuwa katiba inajumuisha utaratibu wa kutatua migogoro, iwe ni kati ya wanahisa au kati ya wanahisa na bodi ya wakurugenzi.
4. Kufuata Sheria za Biashara
Katiba ya kampuni inapaswa kuwa inalingana na sheria za biashara za nchi unayoanzisha kampuni. Kwa mfano, nchini Tanzania, Sheria ya Kampuni inaweka masharti kuhusu uwazi, usimamizi, na ushirikiano kati ya wanahisa na wakurugenzi.
5. Uthibitisho wa Katiba
Baada ya kuandaa katiba, ni muhimu kupata idhini kutoka kwa wanahisa na wakurugenzi. Hii inamaanisha kuwa katiba inapaswa kupitishwa katika mkutano rasmi wa wanahisa, na inahitaji saini kutoka kwa wote wanaohusika.
6. Usajili wa Katiba
Baada ya kuidhinisha katiba, itabidi usajili kampuni yako katika ofisi husika ya usajili wa kampuni. Hii itahakikisha kuwa katiba yako imekubaliwa kisheria na kampuni yako inatambulika rasmi.
7. Kurekebisha Katiba
Katika mchakato wa kuanzisha na kuendesha kampuni, hali na mazingira yanaweza kubadilika. Katiba ya kampuni inaweza kuhitaji kurekebishwa ili kuendana na mabadiliko hayo. Katiba inapaswa kutaja utaratibu wa kufanya mabadiliko kwa njia rasmi.
